شرایط اخذ شماره تجاری Business Number بعد از ثبت شرکت

پس از ثبت یک شرکت یا آغاز فعالیت تجاری، یکی از حیاتی‌ترین گام‌های قانونی و مالیاتی، اخذ کد اقتصادی است که در بسیاری از کشورها معادل «شماره تجاری» یا Business Number شناخته می‌شود. این شناسه، حکم شناسنامه فعالیت اقتصادی شما را دارد و بدون آن، پیشبرد بسیاری از امور تجاری و رعایت قوانین مالیاتی عملاً غیرممکن خواهد بود.

در این راهنمای جامع، به بررسی دقیق شرایط اخذ شماره تجاری Business Number بعد از ثبت شرکت، اهمیت، فرآیند گام به گام و پیامدهای عدم اخذ آن می‌پردازیم تا شما را در این مسیر پیچیده، گامی به گام همراهی کنیم.

کد اقتصادی چیست و چرا برای کسب‌وکار شما ضروری است؟

کد اقتصادی، یک شناسه ۱۲ رقمی منحصر به فرد است که توسط سازمان امور مالیاتی کشور به فعالان اقتصادی، اعم از اشخاص حقیقی و حقوقی، اعطا می‌شود. این شماره، ستون فقرات شفافیت مالیاتی در کشور محسوب شده و نقش محوری در نظارت و سازماندهی فعالیت‌های اقتصادی دارد. هدف اصلی از تخصیص کد اقتصادی، شناسایی دقیق مودیان مالیاتی و جلوگیری از هرگونه تخلف یا ابهام در معاملات تجاری است.

این کد، مبنای اصلی صدور فاکتورهای رسمی خرید و فروش، محاسبه دقیق مالیات بر درآمد و ارزش افزوده و همچنین ابزاری برای مقابله با پولشویی و رقابت‌های ناسالم در بازار است. علاوه بر این، اخذ کد اقتصادی، شرط لازم برای شرکت در مناقصات و مزایدات دولتی، دریافت کارت بازرگانی و اخذ بسیاری از مجوزهای لازم برای فعالیت‌های تجاری گسترده است. بدون این شناسه، اعتبار یک شرکت در منظر نهادهای مالی و قانونی زیر سوال رفته و با محدودیت‌های جدی مواجه خواهد شد.

مهلت قانونی و پیامدهای عدم اخذ کد اقتصادی (شماره تجاری)

یکی از مهمترین نکات در خصوص شرایط اخذ شماره تجاری Business Number بعد از ثبت شرکت، رعایت مهلت قانونی آن است. بر اساس قوانین سازمان امور مالیاتی کشور، هر شرکت یا موسسه تازه‌تاسیس، موظف است حداکثر ظرف مدت دو ماه از تاریخ ثبت رسمی، نسبت به تشکیل پرونده مالیاتی و اخذ کد اقتصادی اقدام نماید. این مهلت، یک ضرب‌الاجل جدی است و عدم رعایت آن، پیامدهای قانونی و مالی سنگینی را به دنبال دارد.

در صورت تخلف از این مهلت، شرکت “علی‌الراس” (تشخیص علی‌الراس) شناخته می‌شود. این اصطلاح به این معناست که سازمان امور مالیاتی، با استناد به اطلاعات و شواهد موجود (و نه دفاتر و مدارک مودی)، درآمد و مالیات شرکت را به صورت تخمینی و خودسرانه محاسبه خواهد کرد. این وضعیت معمولاً به ضرر مودی است، زیرا اغلب منجر به تشخیص مالیات‌های بالاتر از میزان واقعی می‌شود. همچنین جرایم دیگری نیز در انتظار شرکت‌های متخلف است، از جمله جریمه عدم تشکیل پرونده مالیاتی، جریمه ۲ در هزار سرمایه شرکت (در صورت عدم پرداخت در مهلت مقرر)، و محرومیت از امتیازات و تسهیلات قانونی.

عدم اخذ کد اقتصادی در مهلت مقرر، می‌تواند منجر به جریمه‌های مالی سنگین، محرومیت از کارت بازرگانی و عدم امکان شرکت در مناقصات دولتی شود.

محرومیت از دریافت کارت بازرگانی، عدم امکان شرکت در مناقصات و مزایدات دولتی و عمومی و آسیب به اعتبار شرکت در بازار، تنها بخشی از مشکلاتی است که نادیده گرفتن این الزام قانونی به بار می‌آورد. حتی اگر شرکتی فعالیتی نداشته باشد، باز هم ملزم به تشکیل پرونده مالیاتی و اخذ کد اقتصادی است، زیرا عدم فعالیت به تنهایی، از بار مسئولیت‌های مالیاتی نمی‌کاهد.

چه کسانی واجد شرایط اخذ کد اقتصادی هستند؟ (اشخاص حقیقی و حقوقی)

اخذ کد اقتصادی یک الزام برای تمامی فعالان اقتصادی است اما شرایط اخذ شماره تجاری Business Number بعد از ثبت شرکت برای اشخاص حقیقی و حقوقی تفاوت‌هایی دارد. کلیه اشخاص حقوقی، از جمله شرکت‌ها و موسسات ثبت شده که به تولید، مونتاژ، واردات، صادرات، توزیع کالا یا ارائه خدمات مشغول هستند، موظف به اخذ کد اقتصادی می‌باشند. این شامل هر نوع فعالیت انتفاعی ثبت شده در اداره ثبت شرکت‌ها می‌شود.

برای اشخاص حقیقی، شرایط کمی متفاوت است. اشخاص حقیقی‌ای که دارای پروانه کسب یا کار از مراجع ذی‌ربط بوده و یا دارای محل فعالیت تجاری مشخصی هستند، واجد شرایط اخذ کد اقتصادی محسوب می‌شوند. احراز تنها یکی از این دو شرط برای اشخاص حقیقی کافی است.

استثنائات و معافیت‌ها

با این حال، برخی اشخاص و نهادها از الزام به اخذ کد اقتصادی معاف هستند. این موارد عمدتاً شامل فعالیت‌هایی می‌شود که ماهیت غیرتجاری یا اجتماعی دارند یا در مقیاس بسیار کوچکی انجام می‌شوند:

• مساجد، تکایا و حسینیه‌ها.
• اشخاص حقیقی فعال در برخی حوزه‌های هنری مانند فیلم‌سازی، طراحی، خطاطی، نقاشی، نویسندگی، ترجمه کتاب، گرافیک و ویراستاری.
• پیمانکاران حقیقی با ارزش پیمان سالیانه کمتر از سقف مشخص شده توسط سازمان امور مالیاتی.
• اتحادیه‌های امور صنفی.
• اشخاص حقیقی فعال در تحقیق یا مشاوره فنی، مانند اعضای هیئت علمی دانشگاه‌ها و مراکز آموزش عالی.

توجه به این استثنائات، برای جلوگیری از سردرگمی و اقدامات غیرضروری بسیار مهم است.

فرآیند گام به گام اخذ کد اقتصادی (از تشکیل پرونده تا صدور کارت)

فرآیند اخذ کد اقتصادی که یکی از مهم‌ترین شرایط اخذ شماره تجاری Business Number بعد از ثبت شرکت است، شامل چندین مرحله دقیق است. این فرآیند با تشکیل پرونده مالیاتی آغاز می‌شود و با صدور کارت کد اقتصادی به پایان می‌رسد.

گام اول: تشکیل پرونده مالیاتی در اداره امور مالیاتی مربوطه

نخستین قدم، تشکیل پرونده مالیاتی در حوزه مالیاتی مربوط به محل فعالیت شرکت یا شخص حقیقی است. حوزه مالیاتی بر اساس آدرس قانونی شرکت یا محل کسب تعیین می‌شود. مدارک مورد نیاز برای تشکیل پرونده مالیاتی به شرح زیر است:

مدارک عمومی	مدارک اختصاصی اشخاص حقوقی	مدارک اختصاصی اشخاص حقیقی
اصل و کپی مدارک شناسایی (شناسنامه و کارت ملی) کلیه اعضا/متقاضی	تقاضانامه ثبت شرکت	پروانه کسب یا کار از مراجع ذیربط
اجاره‌نامه رسمی یا سند مالکیت محل فعالیت به نام شرکت/متقاضی	شرکتنامه و اساسنامه	–
قبوض آب، برق، گاز و تلفن محل فعالیت	روزنامه رسمی آگهی تاسیس و تغییرات	–
فیش واریزی دو در هزار سرمایه اولیه شرکت (برای شرکت‌ها)	گواهی امضای افراد صاحب امضا	–

گام دوم: درخواست و اخذ کد اقتصادی

پس از تشکیل پرونده و تایید آن توسط ممیز مالیاتی، نوبت به درخواست و اخذ کد اقتصادی می‌رسد. این مرحله نیز نیازمند تکمیل فرم‌های خاص و ارائه مدارک تکمیل‌کننده است.

مدارک لازم برای اخذ کد اقتصادی (اشخاص حقیقی):

• درخواست کتبی متقاضی.
• فتوکپی پروانه کسب.
• فتوکپی کامل صفحات شناسنامه.
• فیش پرداختی مبلغ تعیین شده به حساب مربوطه.
• تکمیل فرم اطلاعات هویتی اشخاص حقیقی.
• عکس ۲ در ۳ متقاضی (سه قطعه).
• فتوکپی کارت اقتصادی قبلی (در صورت وجود).

مدارک لازم برای اخذ کد اقتصادی (اشخاص حقوقی):

• درخواست کتبی شرکت (ممهور به مهر شرکت و امضای مدیرعامل/وکیل).
• روزنامه رسمی آگهی تاسیس.
• فیش پرداختی مبلغ تعیین شده به حساب مربوطه.
• فتوکپی شناسنامه از کلیه صفحات اعضای هیئت مدیره و مدیرعامل.
• تکمیل فرم اطلاعات هویتی اشخاص حقوقی.
• فتوکپی کارت اقتصادی قبلی (در صورت وجود).

پس از تحویل مدارک، ممیز مالیاتی آن‌ها را کنترل و در دفتر حوزه ثبت می‌کند. سپس مدارک به اداره نظارت و پیگیری ارسال شده و پس از بررسی‌های نهایی، به اداره کل اطلاعات و خدمات مالیاتی جهت صدور کارت کد اقتصادی ارجاع می‌شوند. صدور کارت پس از طی این مراحل انجام می‌پذیرد.

نکات مهم و مسائل حقوقی مرتبط با کد اقتصادی

آگاهی از شرایط اخذ شماره تجاری Business Number بعد از ثبت شرکت تنها نیمی از راه است؛ رعایت قوانین پس از اخذ کد اقتصادی نیز از اهمیت بالایی برخوردار است. هرگونه تغییر در اطلاعات هویتی اشخاص حقیقی یا حقوقی، مانند تغییر آدرس، نام شرکت یا اعضای هیئت مدیره، باید فوراً به اداره مالیاتی مربوطه اطلاع داده شده و فرم‌های مربوطه تکمیل گردد تا اطلاعات کد اقتصادی به‌روزرسانی شود.

سوءاستفاده از کد اقتصادی جرم محسوب شده و مجازات‌های سنگینی را در پی دارد. استفاده از شماره اقتصادی دیگران تحت هر عنوان، غیرمجاز بوده و مالیات متعلق به شخصی خواهد بود که شماره اقتصادی او مورد استفاده قرار گرفته است. همچنین جعل، تقلب، سوءاستفاده و تبانی در ارتباط با کد اقتصادی، تخلف محسوب می‌شود و با متخلفین برابر مقررات برخورد خواهد شد. عدم درج کد اقتصادی طرفین معامله در صورتحساب‌ها نیز از جمله تخلفاتی است که مشمول جریمه می‌شود.

در یک تبصره مهم، اگر فروشنده‌ای از ارائه شماره اقتصادی خود امتناع ورزد و آن را مشروط به دریافت مبلغ اضافه کند، خرید کالا بدون شماره اقتصادی فروشنده بلامانع است؛ مشروط بر اینکه گزارش انجام معامله و امتناع فروشنده، حداکثر ظرف یک ماه به صورت مکتوب و مستند به اداره کل اطلاعات و خدمات مالیاتی تسلیم گردد.

سایر اقدامات ضروری پس از ثبت شرکت (مرتبط با کد اقتصادی)

علاوه بر شرایط اخذ شماره تجاری Business Number بعد از ثبت شرکت، چندین اقدام ضروری دیگر نیز وجود دارد که بلافاصله پس از ثبت شرکت باید انجام شود تا شرکت از نظر قانونی و مالیاتی در مسیر صحیح قرار گیرد و از جریمه‌های آتی جلوگیری شود.

الف) پلمپ دفاتر قانونی (دفاتر روزنامه و کل)

پلمپ دفاتر قانونی، یکی از الزامات اساسی برای شرکت‌هاست. این دفاتر (روزنامه و کل) برای ثبت دقیق تراکنش‌های مالی و تهیه ترازنامه و اسناد مالی در پایان سال ضروری هستند. مهلت پلمپ دفاتر، قبل از شروع سال مالی جدید است. برای شرکت‌های تازه‌تاسیس، این مهلت ۳۰ روز پس از تاریخ ثبت شرکت تعیین شده است. عدم پلمپ دفاتر یا استفاده نادرست از آن‌ها، می‌تواند منجر به رد دفاتر توسط اداره مالیات و تشخیص مالیات به صورت علی‌الراس شود.

ب) ارائه اظهارنامه مالیاتی

پس از ثبت شرکت، اشخاص حقوقی مکلفند اظهارنامه مالیاتی، ترازنامه و حساب سود و زیان خود را که متکی به دفاتر و اسناد و مدارک است، حداکثر تا چهار ماه پس از پایان سال مالیاتی به اداره امور مالیاتی ارائه و مالیات متعلقه را پرداخت نمایند. همچنین ارائه فهرست شرکا و سهامداران، میزان سهم‌الشرکه یا تعداد سهام و نشانی هر یک از آن‌ها، از الزامات قانونی است. این اظهارنامه، مبنای محاسبه دقیق مالیات عملکرد شرکت قرار می‌گیرد و عدم ارائه آن نیز جریمه‌های سنگینی را به دنبال خواهد داشت.

نتیجه‌گیری

اخذ کد اقتصادی یا همان شماره تجاری، گامی حیاتی و غیرقابل چشم‌پوشی پس از ثبت شرکت است. رعایت مهلت‌های قانونی و دقت در تهیه و ارائه مدارک، نه تنها از جریمه‌های سنگین مالیاتی جلوگیری می‌کند، بلکه مسیر رشد و توسعه پایدار کسب‌وکار شما را هموار می‌سازد. ویزموندو با تکیه بر دانش و تجربه کارشناسان مجرب خود، آماده ارائه خدمات مشاوره و اجرای صفر تا صد فرآیند اخذ کد اقتصادی و سایر امور حقوقی و مالیاتی شماست تا با خیالی آسوده، بر روی اهداف اصلی کسب‌وکار خود تمرکز کنید.

سوالات متداول

در ادامه به چند سوال پرتکرار درباره شرایط اخذ شماره تجاری Business Number بعد از ثبت شرکت پاسخ می‌دهیم:

آیا کد اقتصادی همان شماره مالیاتی پرونده است یا تفاوتی دارند؟

کد اقتصادی، شناسه ۱۲ رقمی است که در فرایند تشکیل پرونده مالیاتی به شما تخصیص می‌یابد و بخشی از اطلاعات پرونده مالیاتی شماست.

چه مدت زمان معمولاً برای صدور کد اقتصادی پس از تکمیل مدارک لازم است؟

معمولاً پس از تکمیل و ارائه تمامی مدارک، فرآیند صدور کد اقتصادی و کارت آن، چند هفته به طول می‌انجامد.

اگر شرکت فعالیتی نداشته باشد، آیا باز هم موظف به اخذ کد اقتصادی و انجام امور مالیاتی است؟

بله، حتی اگر شرکتی فعالیتی نداشته باشد، موظف به تشکیل پرونده مالیاتی، اخذ کد اقتصادی و ارائه اظهارنامه مالیاتی «صفر» است.

در صورت تغییر آدرس یا نوع فعالیت شرکت، آیا کد اقتصادی نیز باید تغییر کند؟

خیر، کد اقتصادی ثابت است، اما تغییرات اطلاعات شرکت باید به سرعت به اداره مالیاتی مربوطه اطلاع داده شود تا در پرونده ثبت شود.

آیا برای تمامی کسب و کارها، حتی کسب و کارهای کوچک و خانگی، اخذ کد اقتصادی الزامی است؟

خیر، برخی کسب‌وکارهای کوچک و هنری یا فعالیت‌های با ارزش پیمان پایین، از این الزام معاف هستند.